公文写作基本要求

> 最后更新日期： 2025-08-27 | 撰稿人： 刘梦婷（后勤党政办公室）

# 一、高校公文的基本特点
高校公文是学校实施管理、处理公务、传达信息、记载活动的具有特定效力和规范体式的文书。它具有以下特点：
* **权威性**：代表学校或部门行使职权。
* **规范性**：格式、语言、程序必须严格规范。
* **实用性**：旨在解决实际问题，推动工作。
* **时效性**：注重办理和传达的效率。
# 二、公文格式规范
## （一）版头部分
* **发文机关标识**：一般为“XX大学文件”“后勤基建处文件”等。
* **发文字号**：包括机关代字、年份、序号。如“XX发〔2024〕10号”。
* **签发人**：上行文（如请示、报告）需注明签发人姓名。
## （二）==主体部分==
* **标题**：方正小标宋简体，二号。应准确概括公文内容。
* **正文**：
* **字体**：仿宋GB2312，三号。
* **结构层次序数**：
  * **第一层**：“一、”（黑体）
  * **第二层**：“（一）”（楷体GB2312，加粗）
  * **第三层**：“1.”（仿宋GB2312）
  * **第四层**：“（1）”（仿宋GB2312）
* **行距**：固定值28-30磅。
* **附件说明**：如有附件，在正文下空一行注明附件名称。
* **发文机关署名与成文日期**：
  * **署名**：全称或规范化简称。
  * **日期**：用阿拉伯数字将年、月、日标全。

## （三）页面设置
* **页边距**：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm（可根据打印需求微调）。
* **页码**：宋体四号，格式为“- X -”。
# 三、内容与语言要求
## （一）内容要求
* **主旨明确**：一文一事，中心突出。
* **情况真实**：材料、数据必须准确无误。
* **逻辑清晰**：层次分明，条理清楚，衔接紧密。
## （二）语言要求
* **准确严谨**：措辞确切，杜绝歧义。使用标准术语。
* **简洁平实**：直述不曲，精炼扼要，去除空话、套话。
* **规范用词**：
  * 使用规范书面语，避免口语、方言、网络用语。
  * 单位名称使用全称或标准简称。
  * 数字、标点符号使用符合国家标准。
# 四、行文规则与常见文种
## （一）行文规则
* **确有必要**：严格控制公文数量和篇幅。
* **注重效率**：及时拟办、审核、签发、传递。
* **权责清晰**：
* **上行文（请示、报告）**：不得多头主送，原则上主送一个上级机关。
* **下行文（通知、决定、意见）**：内容需与职权范围相符。
* **平行文（函）**：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题。
## （二）高校常见文种
* **通知**：发布规章、转发文件、安排部署工作、周知事项。
* **报告**：向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问。
* **请示**：向上级机关请求指示、批准。
* **函**：与校外单位或无隶属关系的校内单位商洽工作。
* **纪要**：记载、传达会议情况和议定事项。
* **决定**：对重要事项或重大行动作出决策和安排。
# 五、公文处理流程
* **起草**：由承办部门拟稿，遵守规范。
* **审核**：由部门负责人或办公室核稿，严把政治关、政策关、格式关、文字关。
* **签发**：由有权签发的领导审阅后签字印发。
* **印制用印**：正式印制，加盖公章。
* **分发归档**：发送至主送、抄送单位，并将底稿与正式文件归档保存。
# 六、请示的写作结构与要求
* ==**写作结构**：“三段式”==
  * **起因/理由（为什么）**：
    * 开门见山，充分陈述请示事项的必要性、紧迫性和可行性。
    * 这是上级审批的依据，理由必须充分、实事求是，可引述政策依据。
  * **事项/请求（是什么）**：
    * 明确、具体、清晰地写出请求上级批准或指示的具体事项。
    * 如涉及人、财、物，需写清名称、数量、金额等关键信息，切忌含糊其辞。
    * 坚持“一文一事”原则。
  * **结尾/请示语（怎么办）**：
    * 另起一段，使用固定结束语。
    * 常用：“妥否，请批示。”
# 七、报告的写作结构与要求
==**写作结构**：“总分总”或“情况－分析－建议”==
* **开头（总述）**：
  * 概括说明报告的目的、根据或背景。如“根据学校工作安排，现将我院XX工作情况报告如下：”或“现将XX事件处理情况报告如下：”。
* **主体（分述）**：
  * **工作报告**：详述工作的进展情况、主要做法、取得的成绩、存在的问题等。
  * **情况报告**：如实叙述事件的发生时间、地点、经过、原因、结果、已采取的措施等。
  * **回复报告**：针对上级查询的问题，逐一做出回答。
  * 内容应层次清晰，重点突出，数据准确。
* **结尾（总结）**：
* **常用**：“**特此报告**。”
* 如需转递其他材料，可写“以上报告，如无不妥，请转报XX部门”。
* **再次强调**：报告中不能写“请批示”“请批准”等字样。
# 八、常见错误与规避
* **文种混用**：报告中夹带请示事项（如“特此报告，请批准经费XX元”）。
* **一文多事**：一份请示申请多个不相干事项。
* **越级行文**：除非特殊情况，应逐级行文。
* **格式混乱**：字体、字号、间距不规范。
* **理由空洞**：请示理由不充分，缺乏政策和事实依据。
* **事项模糊**：请求批准的事项不具体，让上级无法决策。
* **语言口语化**：使用“咱们”“马上”等不规范的词语。
* **提示**：起草完毕后，务必遵循审核、签发的公文流程，由部门负责人审核把关后，再报送上级机关。